sem
Егор Ширялин
0 ответов 16871 03.02.2012

Настройка отчетов 1С



В процессе работы с программами «1С:Предприятие» все пользователи сталкиваются с необходимостью просмотра и анализа информации в отчетах. Для удобной работы важно не только знать все отчеты системы, но и уметь их настраивать для удобного отображения данных.

В этой статье мы рассмотрим основные принципы настройки отчетов на примере программы «1С:Управление торговлей, ред. 10.3».

Формы настройки отчетов 1С

Практически любой отчет имеет свою собственную форму настройки. Открыть ее можно с помощью кнопки «Настройка» на форме отчета:

Кнопка Настройка

Форму настройки можно смотреть в двух вариантах: стандартном и расширенном.

Пример стандартной формы настройки:

Пример стандартной формы настройки

Пример расширенной формы настройки:

Расширенная форма настройки

Рассмотрим стандартную форму настройки, так как она удобнее и проще.

Стандартная форма настройки в отчетах 1С

Стандартная форма настройки содержит несколько окон для ввода настроек:

  • Показатели.
  • Группировки строк.
  • Группировки колонок.
  • Отборы.

Также здесь есть настройка периода и некоторые другие опции.

Рассмотрим влияние каждой настройки отчета на примере ведомости по товарам на складах.

Меню: Отчеты – Запасы (склад) – Ведомость по товарам на складах

Прежде всего нужно понять, для чего служит отчет и какую информацию в нем можно получить. Например, ведомость по товарам на складах содержит данные об остатках товаров на складах компании.

Для начала попробуем сформировать отчет без каких-либо настроек. Т. е. уберем все флаги в показателях, удалим все группировки, снимем настройку периода и другие флаги:

Формируем отчет без настроек

В результате такой настройки мы получим пустой и абсолютно бесполезный отчет:

Пустой отчет

Таким образом, если мы не указываем программе каким образом выводить данные, она их не выводит!

Выбор данных для построения отчета

Какие именно данные можно вывести в отчете определяется в таблице показателей.

Здесь перечислены все возможные данные, которые мы можем получить из отчета. Если показатель отмечен флагом, то он будет показываться в результате.

Для ведомости по товарам на складах показателями являются:

  • Начальный остаток (в базовых единицах).
  • Приход (в базовых единицах).
  • Расход (в базовых единицах).
  • Конечный остаток (в базовых единицах).
  • Оборот (в базовых единицах).
  • Начальный остаток (в единицах отчетов).
  • И т. д.

Таблица показателей для ведомости по товарам на складах

Для отчета «Продажи» показатели иные:

  • Количество.
  • Сумма продажи.
  • Сумма продажи без скидок.
  • И т. д.

Таблица показателей для отчета Продажи

Каждый отчет имеет свой собственный список показателей, который определяет, какие именно данные можно посмотреть в отчете.

В нашем отчете мы отметим показатели:

Отмечаем необходимые показатели

В результате получим следующий отчет:

Результат в виде отчета

Обратите внимание, программа подготовила колонки для каждого показателя, но сами данные не вывела.

Почему? – Потому что она не знает, в какой детализации мы хотим вывести данные.

Например, нам может быть нужно только общее количество всех товаров на всех складах, а может быть нужна информация по каждому товару и складу. Вариантов очень много!

Указание способа детализации данных в отчетах

Для указания способа детализации данных служат:

  • Группировки строк.
  • Группировки колонок.
  • Флаг «Выводить общие итоги».
  • Флаг «Выводить детальные записи».

Выводить общие итоги для отчета

Если вы хотите посмотреть данные отчета без какой-либо детализации, просто поставьте флаг «Выводить общие итоги»:

Ставим отметку Выводить общие итоги

В результате отчета вы получите данные за весь период по всем складам и товарам:

Данные за весь период

Таким образом мы узнали, что за все время пользования базой на наши склады поступило 12085 товаров, было продано/списано 1545 товаров, а текущий складской остаток – 10540. Хотя обычно этой информации недостаточно.

Группировки строк в отчетах

Чтобы как-то детализировать выводимую информацию, можно добавлять группировки строк и колонок. Т. е. указывать программе, что нужно вывести не только общее количество, но еще и количество по каждому складу/товару/цвету/дню.

Добавим в группировки строк «Склад». Для этого нажмем кнопку «Добавить» и в окне выбора поля отметим «Склад»:

Выбираем поле Склад

Настройка отчета:

Вид настройки отчета

Отчет примет следующий вид:

Результат действий

Таким образом, мы попросили программу детализировать информацию по каждому складу, и она это сделала. Можно добавлять еще группировки и получать более детальную информацию.

Например, добавим группировку «Номенклатура»:

Добавляем группировку Номенклатура

Получим следующий отчет:

Ведомость по товарам на складах с номенклатурой

Примечание: порядок расположения группировок имеет важное значение. Если мы поменяем склад и номенклатуру местами, то получим другой отчет.

Порядок группировки строк

Сначала отображается информация по товару, а внутри расшифровка по складу:

Изменившийся отчет

Тип группировки

Обратите внимание, что у каждой группировки имеется тип, который также влияет на отображение отчета.

Тип может принимать следующие значения:

  • Элементы – отображение детализации только по элементам.
  • Иерархия – детализация по группам и элементам справочника.
  • Только иерархия – детализация только по группам.

В качестве примера можно указать у номенклатуры тип группировки «Иерархия»:

Указываем тип группировки Иерархия

Тогда отчет примет следующий вид:

Получившийся отчет

Мы видим информацию сначала по складу, потом по группам товаров, потом по самим товарам.

Благодаря типу группировки вы можете смотреть информацию в отчетах с учетом иерархии справочника или без нее.

Группировки колонок

Группировки колонок имеют на отчет такое же влияние, как и группировки строк. Но с одним важным отличием – детализация отчета в этом случае делается не «вниз», а «направо».

В качестве примера перенесем группировку «Склад» из строк в колонки. Для этого можно воспользоваться синими стрелками, или просто удалить группировку в одной таблице и добавить в другую:

Перемещение группировок

Полученный отчет:

Полученный отчет после действий

В отчете мы видим информацию по каждому товару и складу. При этом товары показываются слева, а склады наверху. Информация по каждому складу появляется справа, в виде отдельных колонок.

Группировки колонок чаще всего используют для одного (максимум двух) показателей, а в качестве самой группировки используют справочник с небольшим количеством значений. Иначе отчет получается слишком широким и его сложно анализировать/печатать.

Ограничение данных, выводимых в отчете

Помимо придания отчету нужного вида, очень часто бывает необходимо ограничить состав выводимых данных. Хотя бы потому, что при большом объеме данных сложно найти какую-то конкретную строку. Например, мы хотим посмотреть остаток по товару «Телевизор JVC». Без дополнительных настроек найти остаток по товару достаточно сложно.

Если вы хотите ограничить состав выводимых данных, используется настройка периода и отборы.

Настройка периода нужна для ограничения по времени (если хотим сформировать отчет за год, месяц или любой другой произвольный период). Отборы используются для всех остальных ограничений.

Отборы

В нашем примере с телевизором нужно поставить отбор на номенклатуру, выводимую в отчете:

Делаем необходимый отбор

Ставим флаг напротив отбора «Номенклатура», тип сравнения оставляем «Равно», а в качестве значения выбираем сам товар.

Полученный отчет позволяет быстрее найти нужную информацию:

Отчет с выбранной номенклатурой

Помимо стандартных отборов, которые уже выведены на форму (в данном отчете это склад и номенклатура), вы можете добавлять и другие. Для этого используйте кнопку «Добавить» в отборах и выбирайте одно из доступных полей:

Доступные поля для отбора

Важно: стандартные отборы доступны и без открытия формы настройки. Для их отображения нужно нажать кнопку «Быстрые отборы» на форме отчета.

Вывод стандартных отборов

Типы сравнения в отборах

В отборах важно выбрать правильный тип сравнения.

Возможны следующие варианты:

  • Равно – отчет выведется только по указанному значению.
  • Не равно – отчет выведется по всем значениям, кроме указанного в настройке. Например можно посмотреть остатки по всем складам, кроме главного.
  • В списке – в качестве значения указывается список из нескольких элементов, данные выводятся по всем значениям из списка. Например, можно посмотреть остатки по трем интересующим покупателя моделям вентилятора.
  • Не в списке – в качестве значения указывается список значений, данные выводятся по всем значениям, которые не принадлежат этому списку.
  • В группе – используется для иерархических справочников. В отчете будет информация только по элементам входящим в указанную группу (например, по всем товарам, входящим в группу «Компьютеры»).
  • Не в группе – используется для иерархических справочников. В отчете будет информация по всем элементам, кроме входящих в указанную группу (например, всем товарам, не входящим в группу «Компьютеры»).
  • В группе из списка – выбирается список из нескольких групп, показываются данные по всем элементам, входящим в перечисленные группы
  • Не в группе из списка – выбирается список из нескольких групп, показываются данные по всем элементам, не входящим в перечисленные группы
  • Меньше, меньше или равно, больше, больше или равно – математические операции сравнения для чисел. Например, можно посмотреть все товары, остаток которых больше 10 шт.
  • Интервалы (><,<=>, <>=,<= >=) – используются для проверки вхождения значения в указанные интервалы. Используется для дат и чисел.

Настройка периода

Для ограничения периода выводимых данных используется настройка периода. Период можно настраивать как в форме отчета, так и в форме настроек.

Например, если мы хотим посмотреть движения товаров на складе за 2011 год, то установим период с 01.01.2011 по 31.12.2011:

Указываем период

В результате мы увидим:

  • Начальный остаток на 01.01.2011.
  • Приход товаров за 2011 год.
  • Расход товаров за 2011 год.
  • Конечный остаток на 31.12.2011 (на конец дня).

Результат действий

Общие рекомендации при настройке отчетов в 1С

Мы убедились, что благодаря настройкам внешний вид отчета может очень сильно изменяться. Конечно, не все необходимые отчеты вы сможете получить в базе, не прибегая к помощи программистов и доработкам. Но многие из них вы можете настроить самостоятельно.

Когда вам нужно получить какие-либо данные из базы, проделайте следующие действия:

  1. Представьте конечный вид отчета (мысленно или на бумаге).
  2. Выберите отчет, в котором вы можете получить необходимую информацию.
  3. Сделайте настройки отчета, ответив на следующие вопросы:
    • Какие именно данные мы хотим получить из отчета? (выбираем показатели).
    • Нужна ли настройка периода? Отчет будет формироваться за весь период или за какой-то конкретный интервал времени? За какой? (устанавливаем период).
    • В каких разрезах нужно получить указанные данные? (указываем группировки строк и колонок).
    • Нужны ли какие-то другие ограничения? (устанавливаем отборы).

Примеры настроек

Пример 1 – Поступления товаров на склад по месяцам

Предположим нам нужно получить отчет, отражающий поступления товаров на главный склад по месяцам за 2011 год. Отчет должен иметь следующий вид:

Внешний вид отчета

Для получения данной информации мы можем использовать отчет «Закупки» (отражает только покупку у контрагентов), или отчет «Ведомость по товарам на складах» (показывает любые поступления на склад). Воспользуемся ведомостью по товарам на складах.

Далее ответим на вопросы:

Вопрос Ответ
Какие именно данные мы хотим получить из отчета? Нас интересует приход товара на склад. В качестве показателя выберем «Количество (в базовых единицах) – Приход».
Нужна ли настройка периода? Отчет будет формироваться за весь период или за какой-то конкретный интервал времени? За какой? Отчет нужно сформировать за 2011 год. Ставим период с 01.01.2011 по 31.12.2011.
В каких разрезах нужно получить указанные данные? Данные нужны в разрезе каждого товара (группировка строк) и месяца (группировка колонки).
Нужны ли какие-то другие ограничения? Да, дополнительно нужно ограничить склад – только главный. Устанавливаем отбор по складу с типом сравнения «Равно».

Сделаем соответствующие настройки:

Нужные настройки

Итоговый результат

Примечание: если в каком-то месяце товары не поступали, этот месяц в результате не выводится. То же самое по товарам – если товар не поступал ни разу за год, он не показывается в отчете.

Пример 2 – Продажи дистрибьюторам

Нам нужно получить список наших дистрибьюторов, а также количество и сумму из покупок в $ (примечание: доллар является нашей управленческой валютой).

Отчет должен иметь следующий вид:

Вид отчета

Для получения данной информации мы можем использовать отчет «Продажи».

Далее ответим на вопросы:

Вопрос Ответ
Какие именно данные мы хотим получить из отчета? Нас интересует количество и сумма продажи. В качестве показателя выберем «Количество», «Сумма продажи в USD».
Нужна ли настройка периода? Отчет будет формироваться за весь период или за какой-то конкретный интервал времени? За какой? Нет, отчет формируется за весь период.
В каких разрезах нужно получить указанные данные? Данные нужны в разрезе каждого контрагента, другая детализация не требуется. Сделаем группировку строк – Контрагент.
Нужны ли какие-то другие ограничения? Нас интересуют только дистрибьюторы. Сделаем отбор по соответствующей группе контрагентов.

Сделаем соответствующие настройки:

Образец настроек

Полученный отчет:

Полученный отчет

Комментарии (0)

Для добавление комментария необходимо авторизоваться.

Вход | Регистрация

Самое обсуждаемое
Директ-банк в 1С
2 585 14.03.2018
Егор Ширялин [sem]
Дисплей покупателя 1С
2 628 06.03.2018
Егор Ширялин [sem]
Обработка для обмена с битрикс для УТ 11
1 776 11.01.2018
Егор Ширялин [sem]
Блог руководителя 1СStyle
1С и гугл-таблицы
0 729 30.03.2018
Егор Ширялин [sem]
1С-выгрузка данных в Яндекс.Маркет
0 637 18.03.2018
Егор Ширялин [sem]
Директ-банк в 1С
2 585 14.03.2018
Егор Ширялин [sem]